在平時(shí)的學(xué)習(xí)、工作中，大家都寫過論文吧，通過論文寫作可以培養(yǎng)我們獨(dú)立思考和創(chuàng)新的能力。那么，怎么去寫論文呢？下面是小編為大家整理的淺談做好檔案管理工作的方法論文，歡迎大家借鑒與參考，希望對(duì)大家有所幫助。
為認(rèn)真做好檔案工作，鎮(zhèn)黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)班子高度重視，堅(jiān)持貫徹執(zhí)行《檔案法》，進(jìn)一步落實(shí)了工作制度，強(qiáng)化了工作管理，并積極組織鎮(zhèn)專兼職檔案員參加縣級(jí)培訓(xùn)，從而使我鎮(zhèn)檔案管理工作的水平進(jìn)一步提高，使我鎮(zhèn)檔案管理工作日趨走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。按照縣檔案局下發(fā)文件精神要求，我們對(duì)本鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案工作進(jìn)行了認(rèn)真全面的自查，現(xiàn)將自查情況報(bào)告如下：
一、領(lǐng)導(dǎo)重視，檔案法律、法規(guī)學(xué)習(xí)宣傳到位。
在檔案工作中我們認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹執(zhí)行了《中華人民共和國檔案法》和《四川省〈中華人民共和國檔案法〉實(shí)施辦法》，在鎮(zhèn)干部、職工中宣傳有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，并收到較好的效果，例如鎮(zhèn)干部職工都能自覺配合檔案室工作，各辦公室都能及時(shí)將部門的存檔資料歸檔上交檔案室。在檔案工作中做好法律法規(guī)的宣傳是做好檔案工作的關(guān)鍵。
二、檔案管理體制建立健全
結(jié)合我鎮(zhèn)實(shí)際情況，我們建立健全了八項(xiàng)檔案管理制度，即：檔案保管制度，檔案查、調(diào)閱利用制度，檔案收集制度，檔案整理制度，檔案工作安全管理制度，檔案統(tǒng)計(jì)制度，檔案保密制度，檔案員崗位職責(zé)。這些工作制度在檔案管理中發(fā)揮了較好的作用。
三、檔案基礎(chǔ)設(shè)施完備
為規(guī)范檔案存取和調(diào)閱，鎮(zhèn)設(shè)有12O的檔案庫房一間，配置檔案柜3組，檔案裝具式樣、規(guī)格及質(zhì)量符合國家標(biāo)準(zhǔn)。檔案室條件完備，配備了防盜門、鋁合金窗戶，重新粉刷了墻壁，鋪了防潮地磚，基本符合檔案室防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蛀的要求，保證了檔案的安全存放。
四、檔案業(yè)務(wù)建設(shè)
根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，我鎮(zhèn)制定了符合本鎮(zhèn)實(shí)際的各門類檔案《分類方案》，《保管期限表》等業(yè)務(wù)規(guī)范，并堅(jiān)持實(shí)施。檔案辦公室按規(guī)定及時(shí)接收各門類的檔案，進(jìn)行統(tǒng)一管理。我鎮(zhèn)文件材料的'書寫格式、質(zhì)量基本符合有關(guān)規(guī)范要求。XX年至XX年的檔案已全部整理上柜。檔案的分類、排列符合要求。同時(shí)，檔案員還定期對(duì)庫房進(jìn)行抽查，檔案無霉變、蟲蛀等不良現(xiàn)象，無泄密事件發(fā)生。
五、強(qiáng)化職責(zé)，認(rèn)真歸檔
通過立卷歸檔，截止XX年文書檔案8681件，其中：文書檔案6348件（永久4934件、30年1414件）、實(shí)物檔案56件、災(zāi)后重建資料專卷376件，會(huì)計(jì)檔案2277件。
六、存在的問題
㈠檔案意識(shí)淡薄，思想不到位。盡管現(xiàn)在把檔案納入我鎮(zhèn)責(zé)任制考核中，但是部分人員對(duì)檔案工作意識(shí)仍不強(qiáng)，一定程度上影響了檔案工作的開展。
㈡基礎(chǔ)設(shè)施差，經(jīng)費(fèi)緊缺，無獨(dú)立檔案室。由于災(zāi)后重建的影響，我鎮(zhèn)無獨(dú)立檔案室，部分基礎(chǔ)設(shè)施達(dá)不到上級(jí)部門對(duì)檔案管理的要求，使檔案保管利用受到影響。
㈢檔案收集不齊全，部分文書檔案遺失。鎮(zhèn)上許多召集會(huì)議，布置工作往往只是口頭形式，各個(gè)辦公室行成的文件材料，各自存放，特別是一些專業(yè)檔案和照片檔案容易散落在各個(gè)辦公室，收集、整理它們也就特別難，造成檔案收集不完整，歸檔率低；且由于二零零八年地震災(zāi)害的緣故造成了我鎮(zhèn)部分文書檔案遺失，對(duì)我鎮(zhèn)檔案信息的保管利用造成嚴(yán)重影響。
總之，我鎮(zhèn)在檔案工作規(guī)范化管理工作中，做了大量富有成效的工作，取得了明顯的成績。但我們也看到了自身存在的問題，需進(jìn)一步提高全鎮(zhèn)人員的檔案意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案人員的理論水平和實(shí)際操作技能，還要認(rèn)真開發(fā)檔案信息資源，為本鎮(zhèn)各項(xiàng)工作提供更好的服務(wù)。
論文摘要：介紹了廈門電業(yè)局檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用的背景、目標(biāo)、實(shí)施步驟、效果及前景，以供借鑒。
論文關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;文件
近年來，隨著信息技術(shù)高速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理正面臨著前所未有的變革——從紙質(zhì)和電子混合檔案向全數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變、從人工檔案管理為主向自動(dòng)檔案管理為主轉(zhuǎn)變、從單一部門檔案管理向跨部門、跨專業(yè)、跨地域檔案管理轉(zhuǎn)變。
一、檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用的背景
當(dāng)前，國家電網(wǎng)公司加快實(shí)現(xiàn)電網(wǎng)和公司發(fā)展方式轉(zhuǎn)變，努力創(chuàng)建“一強(qiáng)三優(yōu)”(電網(wǎng)堅(jiān)強(qiáng)、資產(chǎn)優(yōu)良、服務(wù)優(yōu)質(zhì)、業(yè)績優(yōu)秀)現(xiàn)代公司。國家電網(wǎng)公司高度重視檔案管理工作，并將其作為企業(yè)管理重要組成部分，大力推進(jìn)檔案管理信息化。2006年，國家電網(wǎng)公司與紫光電子檔案事業(yè)部合作開展“國家電網(wǎng)公司檔案管理信息平臺(tái)建設(shè)項(xiàng)目”;2009年，在國家電網(wǎng)公司公司總部、華中電網(wǎng)公司、四川省電力公司等網(wǎng)省公司試點(diǎn)成功。目前，國家電網(wǎng)檔案管理信息平臺(tái)已成功嵌入國家電網(wǎng)公司協(xié)同辦公系統(tǒng)，福建省電力公司隨即也全面推廣應(yīng)用，廈門電業(yè)局作為國家電網(wǎng)公司轄區(qū)內(nèi)唯一的特區(qū)供電企業(yè)，在福建省電力系統(tǒng)內(nèi)率先深化應(yīng)用該檔案管理信息平臺(tái)。
廈門電業(yè)局檔案管理工作一直走在全省前列。2000年，在全省系統(tǒng)率先晉升為“國家一級(jí)”，連續(xù)3年獲得省公司檔案管理先進(jìn)單位、連續(xù)6年獲得廈門市檔案先進(jìn)集體稱號(hào)。截至2010年底，共有綜合檔案室1個(gè)，二級(jí)綜合檔案室17個(gè)，共有文書、科技、會(huì)計(jì)檔案近 30萬卷(件)，機(jī)讀目錄12萬余條，照片檔案4000余張，及音頻、視頻檔案200多份。
但目前廈門電業(yè)局檔案管理工作還依然存在一些問題：一是仍存在大量紙質(zhì)檔案未實(shí)現(xiàn)數(shù)字化;二是各部門之間系統(tǒng)互不相連、數(shù)據(jù)互不交換、信息孤島較為嚴(yán)重，無法形成統(tǒng)一的檔案信息資源庫;三是各部門檔案管理水平及管理軟件應(yīng)用水平參差不齊，低水平重復(fù)建設(shè)現(xiàn)象較為嚴(yán)重，軟件管理系統(tǒng)功能存在缺陷，無法保證文件的真實(shí)性、可靠性、完整性與可用性;四是軟件管理系統(tǒng)的自動(dòng)化、智能化程度不高，用戶查詢檔案信息的效率較低;五是靈活性不足，不能適應(yīng)機(jī)構(gòu)調(diào)整對(duì)檔案管理的要求。因此，急需通過深化應(yīng)用統(tǒng)一的檔案管理信息平臺(tái)來破解上述問題和難題。
二、檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用的目標(biāo)
福建省電力公司根據(jù)自身工作實(shí)際，在國家電網(wǎng)公司檔案管理信息平臺(tái)的基礎(chǔ)上，采用B/S多層應(yīng)用體系結(jié)構(gòu)，應(yīng)用SOA、J2EE等先進(jìn)技術(shù)對(duì)軟件應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行深度開發(fā)，建成符合福建電力檔案業(yè)務(wù)工作要求的功能模塊和界面處理，實(shí)現(xiàn)了電子文件與電子檔案全程管理。同時(shí)，福建電力數(shù)字檔案信息資源管理系統(tǒng)創(chuàng)新性地開發(fā)了全宗定制、門類定制等多種定制功能，使系統(tǒng)可隨著業(yè)務(wù)的變化而進(jìn)行自行定制，減少了因業(yè)務(wù)變動(dòng)而導(dǎo)致的二次開發(fā)費(fèi)用和時(shí)間，極大地方便了使用;創(chuàng)新性提出了“現(xiàn)行文件層、整編文件層和永久檔案層”三層管理模式，建立了文件中心、整編中心、數(shù)檔中心和控制平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了信息管理系統(tǒng)電子文件網(wǎng)絡(luò)采集、整合、處理、歸檔全過程數(shù)字化。
檔案管理信息平臺(tái)主要應(yīng)用模塊包括應(yīng)知應(yīng)會(huì)、企業(yè)知識(shí)、部門知識(shí)、個(gè)人知識(shí)、你問我答。其中數(shù)字化檔案存放在企業(yè)知識(shí)模塊中，按照檔案屬性分類為：文書檔案、合同檔案、生產(chǎn)檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)技檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、招標(biāo)檔案。檔案檢索條件包含：題名、文號(hào)、責(zé)任者、起止日期、機(jī)構(gòu)、文件類型、主題詞、關(guān)聯(lián)詞、分類號(hào)等。檔案管理信息平臺(tái)以確保文件的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性四個(gè)特性為基礎(chǔ)目標(biāo)，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時(shí)間，檔案捕獲，登記，分類，存儲(chǔ)和保管，利用，跟蹤，處置計(jì)劃的實(shí)施，對(duì)檔案管理過程的記錄。
用戶可根據(jù)工作考查、學(xué)術(shù)研究、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、落實(shí)政策、個(gè)人取證等不同目的進(jìn)行檔案檢索。檔案管理信息平臺(tái)內(nèi)嵌智能操作平臺(tái)(IDOL)，在檢索的同時(shí)對(duì)信息進(jìn)行智能理解，主要完成檔案內(nèi)容資源的各項(xiàng)分析服務(wù)，以及智能化的文本處理，包括文本挖掘、分類聚類、內(nèi)容提煉等，從無序的海量數(shù)據(jù)中，找到數(shù)據(jù)之間的關(guān)系和規(guī)律，進(jìn)一步提高檔案資源的利用價(jià)值。此外，還有一些特殊應(yīng)用，例如，檔案分類并不完全采用業(yè)務(wù)職能分類方法，而是在按業(yè)務(wù)活動(dòng)劃分類別的基礎(chǔ)上，綜合運(yùn)用了機(jī)構(gòu)級(jí)別、機(jī)構(gòu)性質(zhì)、所屬區(qū)域、文件格式等分類標(biāo)準(zhǔn)。
檔案管理信息平臺(tái)是一個(gè)覆蓋有關(guān)單位的一體化綜合平臺(tái)，使檔案信息實(shí)現(xiàn)縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用后，將實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動(dòng)化和檔案信息利用在線化，充分發(fā)揮檔案部門的信息服務(wù)功能，注重電子文件管理、檔案管理先進(jìn)理論的具體應(yīng)用和國際標(biāo)準(zhǔn)的貫徹實(shí)施，融合思想理念創(chuàng)新與技術(shù)方法創(chuàng)新，最終實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的共享利用和綜合應(yīng)用，為企業(yè)生產(chǎn)、管理提供決策服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理水平質(zhì)的飛躍。
三、檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用的實(shí)施步驟
第一步：引入文件連續(xù)體模型。文件連續(xù)體(Records Continuum)模型注重文件運(yùn)動(dòng)過程與文件管理過程的整體性、連續(xù)性與集成性，提倡檔案人員提前參與文件管理，直到文件被銷毀或永久保存，要求將文件管理與業(yè)務(wù)流程相結(jié)合。為此，必須做到以下幾點(diǎn)：第一，新開發(fā)的各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)必須滿足文件歸檔與檔案管理的功能需求;第二，對(duì)于已有的各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)，建立其與檔案管理信息平臺(tái)的接口，使系統(tǒng)能自動(dòng)獲取歸檔電子文件并捕獲元數(shù)據(jù)，盡可能地將檔案管理監(jiān)控職責(zé)向前延伸;第三，對(duì)于文件檔案，明確各業(yè)務(wù)部門歸檔范圍和責(zé)任，提供檔案收集、整編及業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口，實(shí)現(xiàn)對(duì)歸檔文件的前端控制和全程管理;第四，對(duì)于基建、設(shè)備檔案，在工程項(xiàng)目立項(xiàng)之初就同步確定項(xiàng)目歸檔范圍、整理規(guī)則、歸檔責(zé)任，最小化人為因素，使歸檔工作與工程建設(shè)同步、有序進(jìn)行。第二步：引入知識(shí)管理理論。知識(shí)管理(Knowledge Management)是企業(yè)管理的新范式，也是指導(dǎo)檔案管理創(chuàng)新的新理念，即將文件檔案視為企業(yè)重要的知識(shí)資源，將檔案管理的關(guān)注點(diǎn)從文件檔案實(shí)體轉(zhuǎn)向文件、檔案所蘊(yùn)涵的知識(shí)，應(yīng)用先進(jìn)的知識(shí)管理技術(shù)方法，創(chuàng)新、拓展文件檔案的收集、整理、鑒定和服務(wù)等各項(xiàng)活動(dòng)。因此系統(tǒng)應(yīng)突出以下功能：
第一，數(shù)據(jù)資源全覆蓋，對(duì)于沒有納入傳統(tǒng)文件檔案收集范圍，但具有知識(shí)價(jià)值的資料、數(shù)據(jù)、信息進(jìn)行管理，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)所有顯性知識(shí)資源的整合與共享。
第二，服務(wù)手段多元化，如信息推送、信息訂閱、收藏夾、嵌入式服務(wù)等。信息推送即在其他應(yīng)用系統(tǒng)中主動(dòng)提供需要的檔案信息，使用戶在需要的時(shí)候即可享有檔案資源;信息訂閱即用戶在系統(tǒng)中可以訂閱自己感興趣的專題，以便檔案管理信息平臺(tái)中一旦出現(xiàn)相關(guān)信息可以主動(dòng)發(fā)送郵件通知用戶;收藏夾類似于專題，即把相關(guān)的主題內(nèi)容統(tǒng)一地聚集在子文件夾中;嵌入式服務(wù)即將平臺(tái)的查詢窗口嵌入到各應(yīng)用系統(tǒng)中，用戶可以在多種應(yīng)用系統(tǒng)中便利、快速地查詢檔案信息。
第三，服務(wù)技術(shù)智能化，在基本的數(shù)據(jù)采集后，檔案管理信息平臺(tái)對(duì)各類檔案資源進(jìn)行整合、挖掘、分析，構(gòu)建資源內(nèi)容平臺(tái)，為搜索引擎系統(tǒng)提供應(yīng)用基礎(chǔ)。
第三步：實(shí)施紙質(zhì)檔案數(shù)字化。即通過各種掃描設(shè)備采集影像信息，通過數(shù)字化加工系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入、圖象處理、文件排序歸檔、質(zhì)量審查、質(zhì)量二次檢查、數(shù)據(jù)掛接等一系列流水化作業(yè)，對(duì)掃描的文件進(jìn)行了糾偏、去污處理和格式轉(zhuǎn)換工作，把紙制文檔轉(zhuǎn)化為可供用戶瀏覽的全文信息影像。
四、檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用后的效果和問題
檔案管理信息平臺(tái)建設(shè)應(yīng)用后，用戶只需在個(gè)人電腦上輕點(diǎn)鼠標(biāo)，輸入檢索字段，各種所需檔案文件就能以電子形式清晰呈現(xiàn)。用戶或查閱數(shù)據(jù)，或打印復(fù)印，或資料收集，均可自行快捷完成。檔案管理實(shí)現(xiàn)了圖、文、聲、像信息融合及網(wǎng)絡(luò)一體化管理，檔案從收集、整理、編目到存儲(chǔ)、借閱、銷毀等一系列管理工作都在網(wǎng)絡(luò)上完成。數(shù)字化檔案占用空間小、儲(chǔ)存信息量大、檢索方便快捷、應(yīng)用能力強(qiáng)、傳輸速度快，大大提高了辦公效率，降低了檔案管理的人力、物力、財(cái)力成本，減少了人工檢索失誤率，提高了辦公效率，增強(qiáng)了檔案服務(wù)的實(shí)時(shí)性、實(shí)用性、安全性和保密性，實(shí)現(xiàn)了管理科技化、檢索便捷化、服務(wù)人性化，滿足用戶對(duì)檔案信息快速傳遞和高度共享的實(shí)際需求。檔案管理信息平臺(tái)是檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的重要手段，它將傳統(tǒng)管理手段和先進(jìn)技術(shù)手段有機(jī)結(jié)合，注重電子文件管理、檔案管理的`先進(jìn)理論的具體應(yīng)用和國際標(biāo)準(zhǔn)的貫徹實(shí)施，實(shí)現(xiàn)了檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動(dòng)化和檔案信息利用在線化。通過建立統(tǒng)一的檔案管理信息平臺(tái)，樹立了發(fā)展、創(chuàng)新的理念，充分發(fā)揮了檔案管理部門的信息服務(wù)功能，推進(jìn)了檔案管理高素質(zhì)人才隊(duì)伍建設(shè)，真正實(shí)現(xiàn)了檔案管理從“保管范式”向“后保管范式”的變革，真正實(shí)現(xiàn)了思想理念創(chuàng)新與技術(shù)方法創(chuàng)新。
因檔案管理信息平臺(tái)在廈門電業(yè)局上線運(yùn)行時(shí)間不長，普及性不強(qiáng)，應(yīng)用用戶人數(shù)不多，有待進(jìn)一步宣傳推廣;檢索功能過于簡單，有待廣泛征求用戶意見后，進(jìn)一步完善;其他應(yīng)用系統(tǒng)與檔案管理信息平臺(tái)的標(biāo)準(zhǔn)接口尚未建立，有待進(jìn)一步建設(shè)實(shí)施;信息推送、信息訂閱、嵌入式服務(wù)等應(yīng)用模塊尚未正式啟用，還需要抓緊建設(shè)。
五、檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用的前景
在現(xiàn)行檔案管理信息平臺(tái)的應(yīng)用基礎(chǔ)上，可進(jìn)一步規(guī)范檔案數(shù)字化信息標(biāo)準(zhǔn)接口，開發(fā)檔案掛接輔助工具包，精細(xì)權(quán)限分層分級(jí)控制，完善檔案日志跟蹤，強(qiáng)化檔案元數(shù)據(jù)管理和統(tǒng)計(jì)報(bào)表管理，提供主動(dòng)性推送服務(wù)。待檔案管理信息平臺(tái)在廈門電業(yè)局逐步完善并深化應(yīng)用后，將建立以高速信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，檔案數(shù)據(jù)管理為核心，內(nèi)容建設(shè)為重點(diǎn)的統(tǒng)一有序的綜合資源檔案管理系統(tǒng)。新的檔案信息管理系統(tǒng)將實(shí)現(xiàn)歷史、現(xiàn)在、將來的檔案管理，涵蓋檔案管理的接收、整理、利用和保管等環(huán)節(jié)，將檔案管理的全部流程納入系統(tǒng)一體化管理，并與各相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)關(guān)聯(lián)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共建共享。從而將檔案管理信息平臺(tái)進(jìn)一步演化為專屬供電企業(yè)的、資源更加豐富的、功能更加強(qiáng)大的、自動(dòng)化程度更高的數(shù)字化檔案館。
正如加拿大著名檔案學(xué)家特里·庫克所言，檔案管理人員要“停止扮演保管員的角色，而成為概念、知識(shí)的提供者”，這樣才能“重新坐回上帝的身邊”。
1.檔案的歸檔原則一般是文書處理部門立卷歸檔。意思就是這些文件資料的產(chǎn)生部門自己立卷整理，然后統(tǒng)一交到檔案部門集中統(tǒng)一管理。這樣的好處是專業(yè)的部門整理自己的文件資料比較系統(tǒng)、條理，也比較熟悉文件產(chǎn)生的.來龍去脈。將各部門所有的文件零散收集來讓你檔案員一個(gè)人整理是不現(xiàn)實(shí)的，因?yàn)槟悴豢赡軐?duì)每個(gè)崗位都了如指掌。
2.檔案分類一般可根據(jù)文件資料類型，如文書、科技、實(shí)物等類別來分，也可根據(jù)產(chǎn)生機(jī)構(gòu)來分。你們公司的文件資料可以在文書——科技——實(shí)物等大類別下再按部門分類，每個(gè)部門產(chǎn)生的文件是一個(gè)整體，交到你這里來。
3.不知你們單位大不大，要是不大的單位，沒必要每個(gè)生產(chǎn)部門單獨(dú)編號(hào)了，可以統(tǒng)一編檔號(hào)。檔案可以按照年度——保管期限——序號(hào)來編。如2009——永久——1，就是2009年的永久第1卷或件，序號(hào)可以整個(gè)公司編一個(gè)大流水，也可每個(gè)部門重新編號(hào)。
4.這些是整理的大概步驟。還要著目，就是編目錄。你可以下載一些檔案的案卷目錄表、全引目錄表、歸檔文件目錄等按照格式統(tǒng)一填寫。這個(gè)很多資料上都有，你也可以自制。目錄與每卷或件檔案的標(biāo)題、日期、責(zé)任者等要一一對(duì)應(yīng)，不然不好檢索。整理好、編完目錄，就可以提供利用了。這些是大體步驟，其實(shí)檔案工作很簡單，按照我說的大概摸索一段時(shí)間，你就會(huì)掌握的。還可以去你們那所在的政府機(jī)關(guān)檔案館，去看看實(shí)體如何進(jìn)行也可。
為進(jìn)一步提高辦文效率和質(zhì)量，根據(jù)《中共XXX委辦公室關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范公文處理相關(guān)問題的通知》（XXX〔2011〕X號(hào)）文件精神，XX組織黨政辦認(rèn)真學(xué)習(xí)公文處理規(guī)范，并制定了相關(guān)學(xué)習(xí)、審核制度，大大提高公文的質(zhì)量和以文輔政水平，現(xiàn)將學(xué)習(xí)情況匯報(bào)如下：
一、提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)。
把統(tǒng)一思想、提高認(rèn)識(shí)作為促進(jìn)公文處理規(guī)范化的基礎(chǔ)性工作來抓，從三個(gè)方面引導(dǎo)：
一是從工作重要性上引導(dǎo)。定期組織文秘人員深入學(xué)習(xí)公文處理規(guī)范化相關(guān)文件，召開公文處理經(jīng)驗(yàn)體會(huì)交流會(huì)，剖析有關(guān)典型事例，使文秘人員充分認(rèn)識(shí)到公文處理是發(fā)揮公文效用的重要環(huán)節(jié)，直接影響公文運(yùn)轉(zhuǎn)效率，直接體現(xiàn)黨委機(jī)關(guān)決策水平、工作水平和整個(gè)領(lǐng)導(dǎo)管理水平，直接關(guān)系黨委的決策部署的落實(shí)，樹立公文處理無小事、事事關(guān)大局的思想，保持了高度的工作責(zé)任感。
二是從組織信任上引導(dǎo)。使大家認(rèn)識(shí)到組織將自己放在這么重要的崗位上，是對(duì)自己的賞識(shí)與器重，要以自己主動(dòng)的作為和出色的工作作為回報(bào)，決不能辜負(fù)黨組織的厚愛與期望。
三是從群眾期望上引導(dǎo)。結(jié)合群眾往往以公文為法規(guī)，作準(zhǔn)繩，從黨委的文件中“聆聽”黨的聲音，把握黨的政策的實(shí)際，引導(dǎo)文秘人員充分認(rèn)識(shí)到人民群眾對(duì)公文處理工作的要求高、期望大，強(qiáng)化敬業(yè)意識(shí)，高樹標(biāo)桿，精益求精，不斷提高公文寫作和處理工作的水平。
二、實(shí)行學(xué)習(xí)筆記制度，做到“四學(xué)”、“五必看”。
“四學(xué)”即學(xué)習(xí)上級(jí)精神、理論知識(shí)、業(yè)務(wù)知識(shí)、電腦知識(shí)?！拔灞乜础奔疵刻煨侣劚乜?、上級(jí)來文必看、領(lǐng)導(dǎo)重要講話必看、重要經(jīng)驗(yàn)材料必看、公文工具書必看，全面增強(qiáng)貫徹黨的方針政策的能力、領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)意圖的`能力、文字表達(dá)的能力、創(chuàng)造性思維的能力。
三、建立完善把關(guān)機(jī)制。
嚴(yán)格按照文件要求對(duì)公文處理規(guī)范化提出明確要求，任務(wù)細(xì)化、量化到人，為公文處理規(guī)范化工作走上正規(guī)化、制度化打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
一是健全逐級(jí)呈送制度。明確提出了“三個(gè)不準(zhǔn)”：不經(jīng)鄉(xiāng)黨政辦公室處理，不準(zhǔn)將公文直接送給領(lǐng)導(dǎo)；代辦公室起草的文稿不經(jīng)鄉(xiāng)黨政辦初審和傳遞，不準(zhǔn)送領(lǐng)導(dǎo)同志審簽；報(bào)XX批轉(zhuǎn)的公文，其內(nèi)容涉及多個(gè)單位的，在未與相關(guān)單位協(xié)商并取得一致意見時(shí)，辦公室不予批轉(zhuǎn)，杜絕了文件“倒流”現(xiàn)象。
二是健全逐級(jí)把關(guān)制度。對(duì)文件實(shí)行歸口管理，統(tǒng)一由黨政辦公室二秘室把關(guān)，凡是以XXX辦公室名義制發(fā)的文件，首先要由黨政辦文秘初審，提出擬辦意見，由分管辦公室主任閱批把關(guān)，確定審簽意見后，送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
三是健全公文限時(shí)辦理制度。為壓縮公文處理時(shí)間，我們明確規(guī)定：對(duì)于特殊緊急公文，指定專人限時(shí)辦理，加班加點(diǎn)，保證公文在盡可能短的時(shí)間內(nèi)處理完畢。對(duì)緊急公文，做到隨到隨辦，一般公文及時(shí)辦理。除疑問較多、協(xié)調(diào)任務(wù)大的公文外，力爭每份公文處理不過夜。
四是健全差錯(cuò)責(zé)任追究制。堅(jiān)持實(shí)行問責(zé)制，將公文效率和質(zhì)量的高低作為衡量辦文人員工作實(shí)績及年度評(píng)先的主要依據(jù)，對(duì)公文處理出現(xiàn)質(zhì)量問題，分管辦公室主任承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，辦文人員承擔(dān)具體責(zé)任，并對(duì)公文處理過程中出現(xiàn)的失誤、差錯(cuò)，區(qū)別不同情況，查找具體原因，分別采取收回文件、書面更正等措施及時(shí)補(bǔ)救。站所制發(fā)的公文出現(xiàn)差錯(cuò)，除對(duì)有關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)和必要的培訓(xùn)外，還要直接向單位一把手通報(bào)情況，促其及時(shí)更正。
四、嚴(yán)把四個(gè)關(guān)口，確保全面規(guī)范。
主要是嚴(yán)把“四關(guān)”。
一是嚴(yán)把發(fā)文關(guān)，力求有的放矢。堅(jiān)持“四個(gè)不發(fā)”：對(duì)于沒有明確目的，可發(fā)可不發(fā)的堅(jiān)決不發(fā)；可由部門發(fā)文的或由幾個(gè)部門聯(lián)合發(fā)文的，不以黨委政府名義發(fā)文；可XXX部署的一般性工作不發(fā)文。
二是嚴(yán)把法律政策關(guān)，力求準(zhǔn)確無誤。要求凡是內(nèi)容涉及到有關(guān)政策法律、法規(guī)方面的公文，必須先由起草站所送有關(guān)站所審查，再拿出政策、法律、法規(guī)依據(jù)，由黨政辦秘書進(jìn)行把關(guān)。
三是嚴(yán)把文字關(guān)，力求簡明精煉。對(duì)每份文稿都精益求精、千錘百煉、精雕細(xì)琢，對(duì)制作的每一篇公文逐段、逐句、逐字地認(rèn)真反復(fù)校核，努力做到主題鮮明，條理清楚，表述準(zhǔn)確，不放過一絲一毫疑點(diǎn)，不留下一字一點(diǎn)錯(cuò)誤。
四是嚴(yán)把格式關(guān)，力求規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。公文在制發(fā)前，按照公文規(guī)范化的要求，對(duì)公文的各構(gòu)成要素，從密級(jí)、發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期，到主題詞、印制版記等，逐一進(jìn)行檢查，確保不漏項(xiàng)、不錯(cuò)項(xiàng)，標(biāo)注位置正確，有效地杜絕不規(guī)范公文，大大提高公文的質(zhì)量和以文輔政水平。
分門別類
首先，把自己所有的文件資料全部放到一起，然后按照你們長期使用的類別去分類，不同的公司不同的崗位分類也是不一樣的，舉例說明：人事肯定是按照人力的六大模塊進(jìn)行分類，如人力資源規(guī)劃;、招聘與配置、培訓(xùn)與開發(fā)、績效管理、薪酬福利管理、勞動(dòng)關(guān)系管理。這是公司級(jí)文件分類，人事內(nèi)部部門會(huì)在按照自己負(fù)責(zé)的模塊進(jìn)行分類，意思就是按照你經(jīng)常的需求分類。
巧用檔案袋
檔案袋肯定是必不可少的，因?yàn)闄n案袋上有明細(xì)，有的資料不是一份，根據(jù)時(shí)間有很多，有的`是同一個(gè)事件有不同的資料集合，但是他們都是屬于同類資料，難么檔案袋的作用就顯而易見了，檔案袋不僅可以收納資料，而且還能把里面涵蓋的份數(shù)及基本內(nèi)容寫出來，這樣你需要的時(shí)候直接看檔案袋就可以了，無需全都翻出來一個(gè)一個(gè)的找。
常用資料的歸整
很多時(shí)候我們的資料是日常性的文件，經(jīng)常用到，甚至是每天都用到，那么我們肯定是放在辦公桌上，這時(shí)候就用到文件框了，文件框上每一看欄做好標(biāo)識(shí)，每次使用時(shí)按照規(guī)定好的放好，假如有人要借閱你的資料，你又恰好不在，你就可以跟他說讓他按照標(biāo)識(shí)自己去找，總比他把所有資料都翻亂了要好，這樣節(jié)省雙方的時(shí)間。
部門資料提報(bào)
有的時(shí)候我們每隔一段時(shí)間都要向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提報(bào)資料，這類資料每個(gè)月都要，甚至是每個(gè)星期，有時(shí)候我們可能會(huì)忙的忘記時(shí)間，為了防止工作沒做好，我們還可以按照處理資料的時(shí)間進(jìn)行排序，這樣就會(huì)記得什么資料緊急處理，什么資料可以暫且擱置。
電腦資料的存檔
現(xiàn)在不似以前，辦公基本人手一臺(tái)電腦，文檔除了要做好本身的整理，電腦里一定要有存檔，除了電腦存檔以外，還應(yīng)該有一份管理清單，這個(gè)清單要記錄的內(nèi)容有時(shí)間，用途，標(biāo)題，份數(shù)，歸檔地以及需求人等相關(guān)信息。
領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)資料的回拿
檔案除了保存，肯定還有在工作中，比如有的文檔需要領(lǐng)導(dǎo)簽字批復(fù)之類的，而領(lǐng)導(dǎo)不可能隨時(shí)隨地能幫你簽字，得等領(lǐng)導(dǎo)有時(shí)間才能集中處理，這就需要給領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備那種抽屜式的文件框，上面標(biāo)注，待處理，駁回，處理完畢，不論領(lǐng)導(dǎo)在不在，你自己去看一下，就知道那些文件已經(jīng)簽字可行，哪些被駁回了，還有哪些沒有處理，這樣非常能提高工作效率。
行政工作是一個(gè)公司內(nèi)比較核心的一份工作，它在各個(gè)部門、各個(gè)崗位中發(fā)揮著重要的紐帶作用。所以作為行政主管，我認(rèn)為今年這一年的壓力還是比較的，不僅是對(duì)于我個(gè)人，對(duì)于我們整個(gè)部門而言，我們都承擔(dān)了很的責(zé)任。因此這一年，我們同舟共濟(jì)，用團(tuán)隊(duì)的力量去抵擋了一切的難關(guān)，這是我們今年取得最進(jìn)步的一點(diǎn)。
一、做好本職工作，嚴(yán)于律己
行政工作是一項(xiàng)比較瑣碎的工作，平時(shí)要處理小小的事物數(shù)不勝數(shù)，只有把自己的時(shí)間安排好了，我們才能更好的去進(jìn)行，從而不會(huì)造成一些別的方向的影響。這一年，是我們時(shí)間最為緊張的一年，我每天工作完成之后，就會(huì)做出第二天的工作計(jì)劃，第二天到了公司如若有什么改動(dòng)的地方，再臨時(shí)進(jìn)行調(diào)整。做好自己的本職工作是作為一名主管首先應(yīng)該辦到的事情，在工作上不出現(xiàn)各項(xiàng)違規(guī)違紀(jì)的現(xiàn)象是我對(duì)自己的要求和原則。這一年我保持的還算良好，因此這一點(diǎn)是值得肯定的。
二、做好管理工作，勤勉協(xié)作
這是我踏入行政主管這項(xiàng)工作的第一年，其實(shí)我一直處于學(xué)習(xí)和借鑒的過程中，這次能夠得到領(lǐng)導(dǎo)們的青睞我也真的是非常開心的。這一年之中，我不僅努力的學(xué)習(xí)管理知識(shí)，同時(shí)也運(yùn)用到了自己的工作當(dāng)中去，盡自己的能力做好了這一項(xiàng)管理工作。同事們對(duì)我的評(píng)價(jià)也比較的中肯。當(dāng)然我知道還有很一部分是要去學(xué)習(xí)的，所以今后我也會(huì)更加努力，更加勤勉，和同事們積極合作，互相配合，爭取創(chuàng)造一個(gè)更加優(yōu)秀的集體!
三、做好培訓(xùn)工作，內(nèi)部協(xié)調(diào)
這一年的培訓(xùn)工作進(jìn)行的還是比較順利的，外界的'壓力很，我們內(nèi)部也是要定時(shí)進(jìn)行提升的。作為行政工作人員，其實(shí)還有一項(xiàng)比較重要的工作就是要進(jìn)行公司內(nèi)部的一個(gè)協(xié)調(diào)工作。一個(gè)人的能力再強(qiáng)也不可能撐起整個(gè)集體，所以進(jìn)步的話，自然是要一同進(jìn)步的，不搞個(gè)人主義，整個(gè)集體一同往上，才能夠真正達(dá)到一個(gè)好的水平、去擁有一個(gè)更好的期望。
這一年的確很快，時(shí)間方面是容不得我們多去想的，現(xiàn)在我最主要的任務(wù)就是計(jì)劃好未來一年的工作，爭取更加順利的開展一個(gè)新的階段。我會(huì)在這段時(shí)間里好好準(zhǔn)備一下，然后踏入一個(gè)全新的征程!
一、規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)
檔案就是完成了書面工作處理程序，將接收的信息和所記敘的內(nèi)容進(jìn)行備案的歷史工作文件。因此書面方式的公文的準(zhǔn)備工作是檔案工作的第一步，要規(guī)范的處理公文，細(xì)致的審查公文，公文形成的過程要嚴(yán)格把關(guān)，這是把檔案管理工作做好所需的基礎(chǔ)。
公文的草案擬制是公文形成所需的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，有了大致的計(jì)劃方向才能更好的進(jìn)行下一步，不同單位的草案擬制部門各不相同，有些單位的公文草案擬制是由相關(guān)辦公室統(tǒng)一擬制，有些則是由相關(guān)的部門先立草案然后遞交給辦公室負(fù)責(zé)印制。但各個(gè)部門公文起草人員的水平和質(zhì)量有一定差異，對(duì)于公文擬制所需的要求理解分析不一致，可能會(huì)導(dǎo)致擬制的文件質(zhì)量上不盡人意。主要存在著以下幾個(gè)問題：
1、體裁使用不正確，比如請(qǐng)示公文和報(bào)告公文沒有明確區(qū)分;一份公文卻請(qǐng)示多個(gè)事件;沒有按照規(guī)則運(yùn)動(dòng)文種。
2、一些公文的附件標(biāo)識(shí)不明確，一些公文有附件，沒有在規(guī)定的地方作出任何標(biāo)識(shí)，也沒有在公文附件的名稱前標(biāo)注出詳細(xì)的序號(hào)，整個(gè)公文的行文程序混亂。
3、公文主題標(biāo)注不明確，不便查閱。
4、公文中沒用規(guī)范的使用數(shù)字。
以上情況，對(duì)于公文轉(zhuǎn)變成檔案的立卷和歸檔有著較大影響。因此，負(fù)責(zé)公文起草擬制的工作人員，有責(zé)任和義務(wù)對(duì)各個(gè)部門的公文進(jìn)行查看，仔細(xì)審核，尤其是一些關(guān)鍵的字、句、詞要嚴(yán)格把關(guān)，在有問題的情況下，要盡快通知提供公文初稿的單位，告知對(duì)方具體情況，將出現(xiàn)錯(cuò)誤的地方及時(shí)協(xié)商解決。
二、檔案整理工作，從公文的評(píng)估分類做起
在將公文相關(guān)事務(wù)處理結(jié)束之后，便可以將公文進(jìn)行保存，并把公文的類別進(jìn)行整理和分類，將其中內(nèi)容不重要和普通的另外保存，不能丟棄。如果遇到涉及到重要內(nèi)容的公文，例如涉及單位的重大開會(huì)、重大事件以及單位要求保存的公文，這類公文就需要明確標(biāo)注，以備隨時(shí)查閱。要做好這項(xiàng)工作，務(wù)必要遵守以下幾個(gè)條件：
1、對(duì)于這項(xiàng)檔案整理工作，需要有清晰的認(rèn)知，要把管理檔案工作做好，就要把公文的管理規(guī)范熟知，才能將公文員工作真正融合，還要提前對(duì)所負(fù)責(zé)部門的檔案翻查，掌握所有檔案信息，保證檔案有高質(zhì)量，以防檔案重復(fù)，使檔案管理更便捷、科學(xué)。
2、作為檔案工作人員，必須要有職業(yè)責(zé)任感，對(duì)工作也要有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力，將檔案記載在大腦中，對(duì)每一份檔案都要認(rèn)真細(xì)心，對(duì)每一份檔案都做出正確的評(píng)價(jià)。將檔案工作生活化、日?；?。
3、作為公文文秘要時(shí)常學(xué)習(xí)新的專業(yè)知識(shí)，及不斷提高自身的職業(yè)素質(zhì)。公文工作員的檔案工作是一項(xiàng)比較專業(yè)帶有技術(shù)性的工作，在日常中要加強(qiáng)學(xué)習(xí)檔案方面的知識(shí)，隨身攜帶相關(guān)的專業(yè)書籍，時(shí)常范圍，做到在工作中積累經(jīng)驗(yàn)，在工作中加強(qiáng)學(xué)習(xí)。這樣才能較高的.工作效率。
三、完善公文材料，做好檔案收集工作
檔案管理部門在文公分類入檔的時(shí)候，需要先檢查形成公文的前期材料，在過程中，需要翻閱其他附屬資料，如果發(fā)現(xiàn)公文前期資料中有沒入檔的附件要向相關(guān)部門或單位催要，過程中發(fā)現(xiàn)同一公文中有個(gè)別公文沒有按照規(guī)定時(shí)間交還的，要跟蹤回收，堅(jiān)決不能讓公文檔案長時(shí)間的的停留在他人的手中，這不但可能會(huì)對(duì)檔案造型損壞、遺失，也會(huì)因?yàn)闀r(shí)間過長而遺忘檔案的收歸，對(duì)檔案管理工作帶來重大的失誤。所以在檔案管理的工作中，要不斷的復(fù)查過去的歷史進(jìn)程，對(duì)檔案流向掌握清晰，在過程中，需要注意以下幾個(gè)方面：
1、檔案整理工作必須從平時(shí)做起
對(duì)于上級(jí)發(fā)文，做完收文登記后，首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價(jià)值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會(huì)價(jià)值而被淘汰;而另一部分文件，退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻具有儲(chǔ)存價(jià)值，能使后人通過其載錄進(jìn)行借鑒和利用，因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進(jìn)行傳閱，閱辦完畢后，已初步進(jìn)入歸檔程序，進(jìn)一步歸整，以備平時(shí)查閱。
2檔案整理工作應(yīng)注重細(xì)節(jié)
對(duì)于單位的文件以及領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，一定要及時(shí)的將所有的文件資料收集完整，按照資料的內(nèi)容順序，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整并統(tǒng)一裝訂成冊(cè)，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時(shí)裝盒為“卷”。這檔案管理工作入檔以前需要做的必須事件，過程務(wù)必不能有所遺漏，否公文檔案不完整，會(huì)給后期的查閱工作帶來誤導(dǎo)，影響整個(gè)檔案管理的完整性。
檔案的管理工作的良好運(yùn)作，不僅對(duì)單位管理層對(duì)單位情況能夠隨時(shí)調(diào)查翻閱，了解單位目前的大致情況以外，還能給單位調(diào)整政策帶來依據(jù)，為單位改革提供歷史數(shù)據(jù);也是向社會(huì)各界證明其單位優(yōu)越成績的證明，和其他的方面的合作的基礎(chǔ)。
做好檔案的管理工作不僅僅是對(duì)于單位有益，對(duì)于整個(gè)社會(huì)檔案管理工作也具有進(jìn)步性。在我國現(xiàn)目前不斷的發(fā)展的背景之下，不斷對(duì)檔案管理手段進(jìn)行創(chuàng)新，以更創(chuàng)新、更方便的方式整理單位檔案，可以全面的反應(yīng)單位的整體情況。
四、善于交流，接受新信息，達(dá)到資源共享
一個(gè)檔案管理的工作人員，需要不斷的積累經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于不斷遇到的難題要積極的向上級(jí)部門或者同事請(qǐng)教，不能夠隨意的憑借自己主觀隨意把檔案歸類，需要結(jié)合實(shí)際情況對(duì)檔案和調(diào)查的資料相結(jié)合，也可以有創(chuàng)造性的進(jìn)行歸檔，但切記要根據(jù)相關(guān)規(guī)范來處理。在工作期間，檔案管理人員要不斷強(qiáng)化自身的責(zé)任意識(shí)感，建立良好的職業(yè)精神。迅速的接納新興信息，擴(kuò)寬知識(shí)面，將知識(shí)經(jīng)驗(yàn)融入到檔案管理的工作中。
五、結(jié)語
檔案管理工作是我國政府、企業(yè)良好長遠(yuǎn)發(fā)展的重要一環(huán)，是為了讓我國現(xiàn)在的檔案管理工作更加的完善，提高檔案管理工作人員的工作水平及素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理員對(duì)于檔案管理工作的熱情和責(zé)任感，全心身的投入到檔案管理的工作之中。使得檔案管理更加科學(xué)規(guī)范化，更好的完成與各部門的工作配合，提高整個(gè)工作流程效率，減少繁瑣的環(huán)節(jié)，為政府、企業(yè)發(fā)展形成良性循環(huán)。
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